Durante toda mi vida laboral, he pasado por multitud de empresas donde el caos reinaba. Tú dices ¨si estuviese yo al mando…¨. Luego cuando lo estás te das cuenta que eres igual de caótico. Os voy a contar mi experiencia.
Al principio mis proyectos tenían algunas o todas las siguientes fases:
- Contactas o contactan contigo.
- Concretas la reunión.
- Llegas a un acuerdo.
- Empiezas a trabajar.
- Te viene otro proyecto que se solapa.
- El día siguiente trabajas 12 horas.
- Pasas del primero porque después de empezarlo te das cuenta que no es rentable.
- Entregas tarde la primera revisión.
- El cliente te pide algo más y el coste te lo comes tú porque ¨Él pensaba que estaba incluido en…¨.
- Acabas quemado, entregando fuera de plazo y perdiendo dinero.
Si a esto le sumas tu anterior experiencia laboral, puedes pensar que tú eres el problema. Pero cuando vas necesitando tirar de proveedores y conociendo a gente, comprendes que la mayoría de las empresas están en esta misma situación.
Hace un año que estoy trabajando para Arumel. Esta empresa ha generado en mí un antes y un después a la hora de planificar, presupuestar, ejecutar, controlar y evaluar un proyecto. Pasos que antes conocía, pero me excusaba en el ¨no tengo tiempo¨ o ¨no lo necesito porque soy pequeño¨ para no diseñarlos. Arumel lo lleva a rajatabla.
Hace 6 meses que estoy escribiendo planes de proyecto para cada trabajo que realizo. Me lleva aproximadamente un 10% de mi tiempo. Lo que viene siendo una mañana. Los proyectos que gestiono no son de gran envergadura, no son complejos. Aun así, por pequeño que el proyecto resulte, he tomado la determinación de elaborar un plan.
Dentro de este plan incluyo:
- Presentación: En este apartado presento la organización con la que estoy trabajando. Sigo el esquema de las 6w´s haciendo especial hincapié en el ¿por qué? y ¿para qué?.
- Propuesta de valor: Aquí expongo qué puedo aportar a la empresa. No sólo en lo relativo a este proyecto, también propongo otros servicios que pueden dar respuesta a sus posibles necesidades.
- Beneficiarios del proyecto: Aquí indico la empresa para la que vas a trabajar. Si es importante incluyo información relativa a derechos de explotación, difusión,… También señalo quién va a tener acceso al documento y quién va a trabajar en el proyecto.
- Descripción del proyecto: Explico el proyecto, detallo cada una de sus fases y cada tarea.
- Alcance del proyecto: Acoto lo que está incluido y lo que no. Muchas veces sabes por experiencia que el cliente no dice todo lo que quiere. Para mí es muy importante dejarlo por escrito para que no haya malentendidos.
- Recursos: Presento al equipo que va a trabajar además de los recursos materiales que voy a utilizar. Alguna vez menciono recursos de la empresa para la que voy a trabajar, como por ejemplo la persona con la que me voy a reunir.
- Calendario: Realizo un diagrama Gantt con cada una de las fases. Puedes utilizar OpenProject (open software), Microsoft Project, Gantter (con extensión para Google Drive) o cualquier otra.
- Presupuesto: Ya tengo las tareas, los recursos y el calendario. Ahora con el coste hora redacto un presupuesto.
- Evaluación: Suelo realizarla en la última reunión de proyecto y elaboro preguntas del tipo ¿cómo te has sentido durante…? Utilizo un cuestionario de Google a modo de guía. Siempre trato de hacerla en presencial, para añadir o profundizar más en algún tema.
Sí, a priori parece un poco áspero (eufemismo de coñazo), pero os aseguro que me está ayudando un montón. Esto es lo que he notado desde que estoy haciendo planes de proyecto:
- El cliente se toma más en serio mi trabajo.
- El cliente entiende mis honorarios.
- Aumento el ratio de proyectos aceptados.
- Hablo con el cliente del proyecto y sus fases, nunca del trabajo que estoy haciendo.
- Sé cuando empiezo y cuando acabo.
- El cliente me llama menos y se siente más confiado.
- Salgo del trabajo sabiendo que mañana tengo x horas para hacer x tarea.
- Cuando el cliente pide algo a mayores creo un documento anexo, una ampliación de proyecto.
- Si me entra un nuevo cliente, tengo los miércoles por la mañana para redactarle el proyecto.
- Ya no solapo proyectos. Y cuando lo hago, soy consciente de que necesito otros recursos.
- La satisfacción del cliente con el producto final aumenta.
- Soy más sostenible y honesto conmigo mismo. Si tardo 6 horas en hacer una tarea, el precio es 6x. Ya no lo hago por menos.
- Voy aprendiendo sobre qué tareas necesito para cada fase y cuánto tiempo me llevan. De esta forma cada vez ajusto más mis presupuestos y tiempos. Esto me hace ser más competitivo.
Parece mentira que yo esté hablando de esto. Si me lo preguntas hace 5 años, en mi trabajo era un auténtico caos. Es la primera organización que me encuentro que se preocupe tanto por la gestión de sus proyectos y cuando entras a trabajar lo notas. Cómo todo está en su sitio, incluso la mente.
Creo que todos estamos un poco perdidos en esto de la gestión de proyectos. Por eso hemos organizado una formación con metodología PMI. Si os apetece adquirir nuevos conocimientos o profundizar en el campo podéis ver más info aquí e inscribiros aquí.
¿Cuánta importancia e dais/dan a la gestión de proyectos en vuestra empresa/trabajo?
Saludos!
Oscar.-
Comentarios recientes